Datenschutz bei der Mail-Archivierung

Die E-Mail als Kommunikationsmittel ist aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken: Allein im vergangenen Jahr wurden rund 112,5 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt. Seit dem 01.01.2015 stehen Firmen gesetzlich in der Pflicht, solchen E-Mail-Verkehr manipulationssicher zu archivieren.

Um diesen rechtlichen Anforderungen nachzukommen, sind Unternehmen dazu übergegangen, die gesamte elektronische Korrespondenz zu speichern. Dieses Vorgehen ist jedoch datenschutzrechtlich nicht ganz unbedenklich, denn nicht jede E-Mail darf archiviert werden.

 

Das Problem ist die Privatkorrespondenz der Mitarbeiter: Ist den Angestellten am Arbeitsplatz die private E-Mail-Nutzung gestattet, gilt der Arbeitgeber vor dem Gesetz als Telekommunikationsanbieter. Damit unterliegt er dem Bundesdatenschutzgesetz, das es ihm verbietet, private Nachrichten zu archivieren. Den E-Mail-Verkehr vor der Archivierung entsprechend zu filtern, stellt einen kaum lösbaren administrativen Aufwand dar. Legen Sie Ihren Kunden darum ans Herz, private E-Mail-Korrespondenz am Arbeitsplatz vollständig zu untersagen oder dazu die Nutzung externer E-Mail-Dienste vorzuschreiben. Beide Optionen sollten schriftlich festgehalten werden.

 

Nach entsprechenden Vorkehrungen sollte eine E-Mail-Archivierungssoftware implementiert werden, welche automatisch Kopien aller E-Mails verschlüsselt und zentral in einem Archiv ablegt. Augenmerk sollte dabei auf Effizienz und hoher Benutzerfreundlichkeit liegen: Eine Software wie SHT-Archiv erlaubt es Ihren Kunden, den gesetzlichen Anforderungen zur E-Mail-Archivierung nachzukommen, ohne den alltäglichen Workflow zu behindern. Anwender können weiterhin über Microsoft Outlook, WebAccess sowie mobile Geräte auf ihr Postfach zugreifen. Gleichzeitig entlastet SHT-Archiv den Server enorm, da keine doppelten Kopien abgelegt werden. Der benötigte Speicherplatz reduziert sich so um bis zu 70 Prozent, was den Aufwand für Backups und Restores enorm reduziert. Damit fügt SHT-Archiv sich auch in das Konzept der Business Continuity ein, das aktuell immer stärker an Bedeutung gewinnt – vor allem in Hinblick auf Ransomware-Angriffe und Cyberkriminalität.

 

Mit SHT-Archiv verbessern Sie die IT-Struktur Ihrer Kunden und stellen sicher, dass gesetzliche Anforderungen erfüllt werden – zuverlässig und unkompliziert.

Natürlich stehen wir Ihnen bei Fragen auch gern per E-Mail oder Telefon (+49 431 90895140) zur Verfügung.

News

Archivierung wird zur gesetzlichen Pflicht

Nur noch wenige Wochen, dann gelten sehr strenge Regeln zur Archivierung nach GoBD. Für die Archivierung gelten ab dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Es wird keine Hintertüren mehr geben. 

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IT-Infrastruktur ins Rechenzentrum verlagern

Eine IT-Infrastruktur „lebt“, wie jeder System- und Netzwerkverwalter bestätigen wird. Ständig müssen neue Rechnerarbeitsplätze einrichte und ins Netz eingebunden werden, Updates von Betriebssystemen und Anwendungen einspielen oder neue Applikationen installieren.

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Proof of Concept für eine Terminal Server Lösung erfolgreich abgeschlossen

Ziel des Proof of Concept war es, den Aufbau einer Terminal Server Farm bei einen Medizinische Dienstleister zu beschreiben und das Vorort aufgebaute und verprobte Konstrukt darzustellen. Eine technische Dokumentation wird in diesem Zuge ebenfalls geliefert. Dieser Proof of Concept (PoC) wurde erstellt, um die momentan verwendete und veraltete Citrix-Farm abzulösen. Ziel war es, Anwendungen als RemoteApp über diese Terminal Server Farm bereitzustellen.

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E-Mail-Archivierung vom Profi

Das stetig wachsende E-Mail-Volumen kann für Unternehmen zu einer ernsten Herausforderung werden.

Überlastete E-Mail-Server, steigende Speicher-Anforderungen, unsichere PST-Dateien und aufwändige Sicherungs- und Wiederherstellungs-Prozesse belasten die Unternehmens- IT und deren Budgets zunehmend.

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Kostenloses Upgrade auf Windows 10 endet am 29. Juli 2016

Seitdem Windows 10 erschien ist, gibt es für Besitzer der Home- und Pro-Editionen von Windows 7 und Windows 8 ein kostenloses Upgrade auf Windows 10. Dieses Angebot ist von Microsoft beschränkt auf ein Jahr. Spekulationen das Microsoft dieses Angebot verlängert wurde bisher nicht bestätigt. 

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